Dokumenti v naših računalnikih predstavljajo vse bolj zajetne arhive, ki nam omogočajo hiter dostop do ogromnega števila podatkov, ki smo ga morda shranili že pred leti. Večji je arhiv, zahtevnejše je iskanje posameznega papirja. Je pa iskanje takšnega zapisa mnogo hitrejše, ker se nam ni treba, kot včasih, prebijati skozi gore fasciklov in morda tvegati, da smo morda določen dokument izgubili ali spregledali.
Toda tudi če imamo podatek, ki ga iščemo, v računalniku, se iskanje pogosto izkaže bolj zahtevno, kot smo mislili v začetku. Iskanje bomo verjetno izvajali v Raziskovalcu, Explorerju po angleško, kjer desno zgoraj lahko vpišemo besedo, ki jo iščemo. Vendar pa bomo redko iskali samo eno besedo, saj se ta verjetno ponavlja tudi v drugih zapisih in bi bilo najdenih dokumentov veliko preveč. Če v pravokotnik desno zgoraj vnesemo več besed, ali celotno frazo, pa smo v resnici napravili korak nazaj, saj nam bo Raziskovalec kot zadetke ponudil vse zapise, ki vsebujejo katero koli od vnesenih besed. Narekovaji na začetku in koncu ne pomagajo, prav tako si ne moremo olajšati naloge z vmesnimi znaki +.
Kakšna je torej rešitev?
Zapis z določeno frazo, ali delčkom določene fraze najdemo v Raziskovalcu v treh korakih:
- kliknemo na mapo (direktorij), v katerem je iskani zapis. Mapa ima lahko poljubno število podmap.
- kliknemo v pravokotnik desno zgoraj, kjer je zapisno "Preišči.." Pojavi se zavihek "Iskanje" zgoraj, ki ga izberemo in V dodatnih možnostih preverimo, če je pri zapisu "Vsebina datoteke" kljukica. Če ni, kliknemo na "Vsebina datoteke", da se ob zapisu pojavi kljukica.
- zapišemo izraz v iskalni pravokotnik Raziskovalca takole: ~="Fraza za iskanje" (vključno z narekovaji, Frazo za iskanje pa zamenjamo s svojimi besedami) in pritisnimo tipko Enter na tipkovnici.
Računalnik bo pričel z iskanjem vaše fraze za iskanje v vseh zapisih v mapi, katero preiskujete in v vseh njenih podmapah. Iskanje je neobčutljivo na velike in male črke. Postopek lahko traja tudi dlje časa, vendar na koncu sistem najde vse zapise, ki vsebujejo točno določeno frazo. Izjema, kjer računalnik ne bo našel zapisa, so slike dokumentov brez OCR (optical character recognition - optična prepoznava teksta). V tem primeru je možnost le še ročno iskanje.